Déménagement de professionnel, pensez à l’archivage

L’archivage est considéré comme un processus permettant de conserver et gérer convenablement la chaine documentaire (de la création à la destruction des documents).

Déménagement d'entreprise archivageL’archivage concerne la plupart du temps les entreprises déménageant et devant stocker leurs archives (puisque tenues de conserver un grand nombre de documents) parfois pendant plusieurs années. Même si l’opération de chargement et de transport des archives relève du déménagement, la conservation concerne soit une prestation assimilée au garde-meuble soit une prestation spécialisée de gestion d’archives.

Certains déménageurs offrent la possibilité d’accéder facilement aux archives et à leur gestion. L’offre de services d’archivage par les déménageurs permet aux entreprises de ne faire appel qu’à un seul prestataire polyvalent : garde-meuble, self stockage, archivage…

Même si elles concernent plus largement les professionnels, les solutions d’archivage s’adressent à toutes personnes souhaitant conserver des documents importants (dossiers clients, factures fournisseurs, attestations d’assurances), et ce, en toute sécurité, confidentialité et sans limitation de durée.

Si vous déménagez et/ou souhaitez avoir recours à l’archivage, plusieurs solutions s’offrent à vous : archivage papier, numérique (par la numérisation des documents), archivage et/ou stockage de sauvegardes numériques (CD, DVD et bandes audios).

L’intérêt de l’archivage

L’archivage permet de répondre à plusieurs objectifs. Tout d’abord, l’archivage répond à un objectif logistique, et plus encore en période de déménagement, il permet d’optimiser les surfaces nécessaires à la conservation de documents. Il répond également à un objectif de légalité, l’archivage permet en effet de répondre à un besoin de conservation de certains documents. L’archivage permet un gain de place conséquent tout en ne limitant pas l’accès et l’exploitation de l’information.

Différents types d’archives

Suivant leur provenance, les typologies de documents, les supports et les délais de conservation, il est possible d’établir un mode d’organisation et de gestion des archives. Néanmoins, la plupart du temps, la segmentation s’effectue en fonction du mode d’utilisation des archives.
Les archives courantes concernent les documents en cours d’utilisation et sujettes à des consultations régulières. Les archives intermédiaires peuvent être consultées de façon périodique, elles sont généralement conservées pour répondre à des obligations légales. Enfin, les archives définitives sont conservées sans limitation de durée (raisons historiques et/ou patrimoniales).

Externaliser l’archivage permet un gain de place évident et offre une assurance quand à la sécurité des documents conservés par un professionnel.

Lors d’un déménagement, vers des locaux plus petits ou tout simplement pour gagner en efficacité et optimiser l’espace, vous pourrez faire appel à des professionnels pour l’archivage de vos documents : contactez Alba Déménagements pour obtenir davantage d’informations.
 

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