Le déménagement d’entreprise : les démarches

Un déménagement représente un réel événement dans la vie d’une entreprise. A ce titre, il doit être organisé très en amont et impliquer toutes les entités de l’entreprise.

Déménagement entreprise Alba InternationalPlus le nombre de salariés de votre entreprise est élevé, plus le temps de préparation pour le déménagement sera important. En effet, pour une entité de moins de 100 personnes il faudra compter environ un mois de préparation, deux à trois mois pour 100 à 300 salariés, 6 mois pour une structure de plus de 300 personnes.
De manière générale, les entreprises privilégient la fin de l’année fiscale ou les vacances scolaires pour déménager. Niveau coût il faut prévoir une somme s’élevant entre 200 et 250 euros par postes, celle-ci pouvant atteindre 2000 € en prenant compte le transfert du mobilier.

Voici un planning des tâches indispensables qu’un déménagement d’entreprise implique…

Six mois avant votre déménagement…

Tout d’abord, évaluez vos besoins, notamment en termes de capacité afin d’être en mesure de gérer toutes les contraintes qui peuvent entraîner un surcoût. Lors des visites des locaux que vous envisagez d’investir, rencontrez le gestionnaire de l’immeuble ainsi que son représentant pour vérifier les aspects sécuritaires.
Avant tout nouvel engagement auprès d’un propriétaire, examinez votre contrat de bail actuel. Vous trouverez sur celui-ci la période de préavis que vous devez respecter afin d’éviter des coûts supplémentaires. S’en suivent ensuite les démarches classiques lors de déménagement : envoie d’une lettre recommandée avec accusé de réception au propriétaire et planification d’un état des lieux. Si des travaux sont à faire (locaux endommagés), il peut être judicieux de les faire réaliser par des professionnels, option probablement moins coûteuse que la somme forfaitaire que votre propriétaire vous demandera.

Il vous faudra également définir des règles de sécurité concernant le transfert : quelles sont vos priorités ? Vos contraintes ? Le nombre de personnes à transférer ? En ce qui concerne votre mobilier interrogez-vous sur son transfert (risques de dégradation, âge du mobilier) et comparez le coût de celui-ci à l’achat de mobilier neuf.

Enfin, réfléchissez au niveau de prestations que vous attendez de votre déménageur : que font-ils ? Qui s’occupent des cartons de déménagement ? La réponse à ces questions vous permettra d’établir un devis précis s’approchant au plus près de vos futurs frais de déménagement.

Trois mois avant votre déménagement…

Contactez plusieurs entreprises de déménagement afin de connaître leurs prestations et devis pour faire le meilleur choix. Afin d’impliquer vos salariés dans le déménagement désignez des interlocuteurs privilégiés chargés de relayer vos messages auprès de l’ensemble des salariés.
Communiquez largement auprès du personnel afin de les sensibiliser aux enjeux du déménagement. Vous devez par ailleurs tenir informés les représentants du personnel (délégués du personnel, CHSCT)…

Deux mois avant votre déménagement…

Pensez aux éventuels travaux, aussi bien dans les locaux que vous quittez que ceux dans lesquels vous allez vous installer.

Un mois avant votre déménagement…

Une fois le bail signé, informez les salariés afin qu’ils anticipent le nettoyage, le tri et l’archivage de leurs affaires. Lors de grands déménagements et afin de faciliter l’emménagement dans les nouveaux locaux attribuez un code à chaque salarié afin qu’il retrouve ses affaires. Déterminez à l’avance la place de chaque meuble dans les nouveaux locaux.
Afin d’être opérationnel le plus tôt possible faites effectuer les raccordements nécessaires pour l’obtention d’une ligne téléphonique et d’Internet.

Un déménagement nécessite de contacter un grand nombre d’institutions pour effectuer les changements d’adresse : sécurité sociale, Urssaf, caisse de retraite, abonnements à la presse… Informez également vos prestataires, vos assureurs… En ce qui concerne le courrier et le téléphone vous pouvez effectuer le changement d’adresse jusqu’à dix jours avant votre déménagement. Contactez la préfecture en ce qui concerne l’immatriculation de la société et modification du Kbis.

10 jours avant votre déménagement

Expliquez clairement aux salariés le déroulement du déménagement et les tâches de chacun. Réaliser si nécessaire un inventaire du parc informatique en identifiant chaque poste et son utilisateur.

J-1

Chaque salarié fini d’emballer ses affaires personnelles et étiquète ses cartons.

Le jour J

La plupart du temps le déménagement de PME s’effectue le week end afin de ne pas trop perturber l’activité. Pour les déménagements de grande envergure vous pouvez mettre en place un support qui permettra aux salariés de faire état des problèmes liés au déménagement (perte de carton)…
Nommez quelqu’un en charge de la permanence téléphonique le jour du déménagement.

J + 10

Si l’entreprise possède un parc de véhicules professionnels il vous faudra faire modifier l’adresse ou établir de nouvelles cartes grises. Contactez ensuite le centre des impôts et la trésorerie principale afin de leur donner votre nouvelle adresse.

DEVIS DEMENAGEMENT